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Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Unternehmen geschäftliche Unterlagen aufheben müssen. Nach § 147 AO und § 257 HGB sind es je nach Art zehn, acht oder sechs Jahre. Das gilt auch für Unterlagen, die nur digital auf Geräten liegen.

Handelsrecht und Steuerrecht verlangen, dass Unternehmen ihre Unterlagen über Jahre aufbewahren. § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO nennen gleich gestaffelte Fristen. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege, etwa Rechnungen, acht Jahre. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Für Buchungsbelege galt früher ebenfalls eine Frist von zehn Jahren.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Steuerlich läuft sie nach § 147 Abs. 3 AO nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Die Pflicht hängt nicht am Papier. Auch E-Mails, Buchhaltungsdaten und elektronische Rechnungen auf Notebooks oder Servern können betroffen sein.

Für die IT-Ausmusterung heißt das: zuerst sichern, dann löschen. Legen Sie in Ihrem Löschkonzept fest, welche Daten wohin übertragen werden, bevor ein Gerät das Haus verlässt. Bei ITADliebe löschen wir in Deutschland mit Securaze nach NIST SP 800-88 Purge. Diese Löschung ist endgültig. Das Löschprotokoll je Gerät mit Seriennummer belegt, dass die Daten auf dem Gerät nicht mehr vorhanden sind.

Verwandte Begriffe

• Löschkonzept (DIN 66398)
• Inventarisierung
• Löschprotokoll
• DORA (Digital Operational Resilience Act)
• Gutschrift

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Stand: 06.10.2026. Keine Rechtsberatung.