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Checkliste IT-Ausmusterung

Diese Liste führt Sie in fünf Phasen von der Bestandsaufnahme bis zur Ablage der Nachweise. Drucken Sie sie aus und haken Sie ab, was erledigt ist.

Die Liste gilt für ein einzelnes Notebook genauso wie für einen ganzen Standort. Nicht jeder Punkt passt zu jedem Fall. Streichen Sie, was bei Ihnen nicht zutrifft. Für Server und Storage gibt es eigene Hinweise unter Rückbau von Serverraum und Rechenzentrum.

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1. Vorbereiten

Am Anfang steht die Frage, was überhaupt da ist. Ohne vollständige Liste lässt sich später nichts belegen.

1. Verantwortliche Person für die Ausmusterung benennen.
2. Geräteliste mit Modell und Seriennummer anlegen (Inventarisierung).
3. Bei Servern und Storage auch jedes Laufwerk mit Seriennummer erfassen.
4. Leasinggeräte markieren, sie gehören dem Leasinggeber (Leasingende).
5. Geräte an einem Ort sammeln, möglichst mit Netzteilen.
6. Lose Festplatten, SSDs und Speichersticks aus Schränken und Schubladen dazulegen.

2. Daten

Erst sichern, dann löschen. Diese Reihenfolge schützt vor zwei Fehlern: verlorenen Daten und Daten, die das Haus verlassen.

1. Benötigte Daten sichern oder migrieren und das schriftlich bestätigen lassen.
2. Aufbewahrungspflichten prüfen, bevor etwas gelöscht wird.
3. Vorgaben aus dem eigenen Löschkonzept beachten.
4. Festlegen, ob vor Ort oder nach der Abholung gelöscht wird (Löschung vor Ort).
5. Löschverfahren klären, etwa NIST SP 800-88 Purge. Details unter Datenlöschung.

3. Freigaben

Ein Gerät, das beim Einrichten nach Ihren Firmenzugängen fragt, kann niemand weiter nutzen. Lösen Sie deshalb alle Sperren vor der Übergabe.

1. Apple-Geräte: Aktivierungssperre lösen, in Apple Business freigeben.
2. Windows-Geräte aus Autopilot entfernen (Autopilot-Deregistrierung).
3. Geräte aus der Geräteverwaltung nehmen (MDM).
4. BIOS- und Firmware-Passwörter entfernen.
5. Netzwerkgeräte auf Werkseinstellungen zurücksetzen, Zugangsdaten und Konfigurationen löschen.

4. Übergabe

Mit der Übergabe wechselt die Verantwortung für die Geräte. Halten Sie fest, was wann an wen ging.

1. Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor der Abholung abschließen (AVV). Entfällt, wenn Sie selbst nachweislich gelöscht haben.
2. Angebot prüfen: Preis je Gerät, Abzüge einzeln aufgeführt.
3. Abholweg festlegen: versichertes Versandlabel, Spedition oder direkte Abholung.
4. Übergabeschein bei der Abholung unterschreiben und Geräteanzahl abgleichen.

5. Nachweise ablegen

Am Ende zählt, was Sie bei einer Prüfung vorlegen können. Legen Sie alle Belege an einem Ort ab.

1. Ein Löschprotokoll je Gerät gegen die Geräteliste prüfen. Fehlt eine Seriennummer, nachfragen.
2. Vernichtungszertifikat für nicht löschbare Datenträger ablegen (Datenträgervernichtung).
3. Gutschrift an die Buchhaltung geben.
4. Übergabeschein, Protokolle und Liste gemeinsam ablegen. Zusammen bilden sie die Nachweiskette.

Stand: 06.10.2026. Begriffe im Glossar, weitere Ratgeber unter Wissen.