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Übergabeschein
Der Übergabeschein bestätigt schriftlich, welche Geräte wann, wo und von wem an wen übergeben wurden. Er verbindet Ihre Geräteliste mit den Löschprotokollen und hält fest, ab wann die Geräte nicht mehr bei Ihnen sind.
Rechtlich lässt sich der Übergabeschein als Empfangsbekenntnis einordnen. § 368 BGB nennt es Quittung: Wer eine Leistung empfängt, hat sie auf Verlangen schriftlich zu bestätigen. Wer Firmen-IT verkauft, liefert die Geräte und kann daher verlangen, dass der Ankäufer den Empfang bestätigt.
Abholung oder Versand
| Weg | Gefahr geht auf den Käufer über | Was Sie festhalten |
|---|---|---|
| Abholung | mit der Übergabe (§ 446 BGB) | gemeinsame Zählung, Unterschrift beider Seiten |
| Versand | mit der Auslieferung an den Frachtführer, aber nur wenn Sie auf Verlangen des Käufers an einen anderen Ort als den Erfüllungsort versenden (§ 447 BGB) | Packliste je Paket, Sendungsnummer, Abgleich mit der Eingangsbestätigung |
Welcher Fall vorliegt, regelt Ihr Vertrag.
Was draufstehen sollte
| Angabe | Wozu |
|---|---|
| Datum, Uhrzeit, Ort | legt den Zeitpunkt der Übergabe fest |
| Name beider Seiten, mit Unterschrift | zeigt, wer abgegeben und wer angenommen hat |
| Anzahl je Geräteart | erlaubt den Abgleich vor Ort |
| Seriennummern oder Verweis auf eine unterschriebene Liste | verbindet jedes Gerät mit seinem Protokoll |
| Abweichungen | etwa ein noch fehlendes Gerät |
Was er nicht belegt
Über die Daten sagt der Schein nichts. Zu jeder Seriennummer darauf gehört ein Löschprotokoll; fehlt eines, fragen Sie nach. Wie der Dienstleister mit den Daten umgehen muss, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Den Preis nennt die Gutschrift. Den Abgleich der Nachweiskette beschreibt der Beitrag Belege für die Prüfung.
Wie lange aufbewahren
Für Kaufleute gilt § 257 HGB. Empfangene Handelsbriefe (Schriftstücke zu einem Handelsgeschäft) bewahren Sie sechs Jahre auf, Buchungsbelege acht, bei Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten, Versicherern und Wertpapierinstituten zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs. Ein Scan muss bildlich mit dem Original übereinstimmen. Die Einordnung klärt Ihre Steuerberatung.
Bei ITADliebe gehört der Übergabeschein zu jedem Ankauf, neben Angebot, Löschprotokollen je Gerät und Gutschrift. Die Vorbereitung zeigt die Checkliste.
Was das für Ihre Ausmusterung bedeutet
Drucken Sie vor der Abholung Ihre Geräteliste mit Seriennummern aus. Zählen Sie bei der Übergabe je Geräteart, tragen Sie Abweichungen auf dem Schein ein und unterschreiben Sie erst dann. Behalten Sie eine Kopie. Beim Versand ersetzt eine Packliste je Paket mit Sendungsnummer die gemeinsame Zählung. Legen Sie den Schein danach mit Gutschrift und Löschprotokollen ab.
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Stand: 10.10.2026. Keine Rechtsberatung.