Homeoffice-Hardware zurückholen: Checkliste für das IT-Offboarding

Kurz gesagtGeräte im Homeoffice kommen zuverlässig zurück, wenn der Weg für Mitarbeitende einfach ist: Versandlabel oder Abholtermin, klare Frist, Abgleich mit der Inventarliste. Sperren wie Autopilot und Absolute lösen Sie zentral, gelöscht wird bei uns mit Protokoll je Seriennummer, auch wenn die Geräte mit Daten kommen.

Ein Mitarbeiter geht, sein Notebook steht bei ihm zu Hause. Dazu Dockingstation, Monitor, vielleicht ein Diensthandy. Solange die Geräte im Büro standen, waren sie sichtbar. Im Homeoffice hängt die Rückgabe an einer einzelnen Person und an einem einfachen Weg. Diese Checkliste führt in sieben Schritten vom Austrittsdatum bis zum Löschprotokoll.

1. Inventar abgleichen, bevor der letzte Tag kommt

Starten Sie mit der Liste: Welche Geräte sind der Person zugeordnet, mit Modell und Seriennummer? Welches Zubehör gehört dazu, etwa Netzteil, Dockingstation, Monitor, Headset? Ohne diese Liste lässt sich später nicht belegen, was zurückkam und was fehlt. Mehr zum Grundsatz steht unter Inventarisierung.

Tipp: Koppeln Sie den Schritt an die Personalabteilung. Steht das Austrittsdatum fest, startet die Rückholung. Dann hängt sie nicht davon ab, ob jemand daran denkt.

2. Zugänge sperren, Geräte nicht vergessen

Sperren Sie Konten, VPN und Cloud-Zugänge zum Austrittsdatum, unabhängig davon, wann das Gerät eintrifft. Lassen Sie das Gerät aber noch in Ihrer Geräteverwaltung. Erst wenn es zurück ist oder zum Ankäufer geht, lösen Sie die Registrierungen.

Eine Falle betrifft Unternehmen mit Absolute: Eine Offline-Freeze-Regel friert ein Gerät ein, wenn es sich eine bestimmte Zahl von Tagen nicht meldet. Der Standardwert liegt laut Absolute bei 30 Tagen. Ein Notebook, das wochenlang ausgeschaltet beim ehemaligen Mitarbeiter liegt, ist dann womöglich gesperrt, wenn es ankommt. Prüfen Sie, ob in Ihrem Konto eine solche Regel aktiv ist.

3. Rückweg einfach machen

Rückgaben scheitern selten am Willen, meist am Aufwand. Niemand möchte Karton, Paketdienst und Porto selbst organisieren. Darum:

• Einzelgerät: Ein Versandlabel per E-Mail, dazu eine kurze Packanleitung und eine klare Frist.
• Mehrere Geräte oder schwere Monitore: Ein Abholtermin an der Wohnadresse.
• Viele Mitarbeitende an verschiedenen Orten: Direkt vom Homeoffice zu uns, statt erst ins Büro und von dort weiter.

Wenn Sie über uns ausmustern, schicken wir Ihren Mitarbeitenden ein versichertes Versandlabel, beauftragen eine Spedition oder holen direkt ab. Abholung und Transport sind kostenlos, schon ab einem Gerät.

4. Richtig verpacken

Notebooks und Smartphones enthalten Lithium-Ionen-Akkus. Für intakte Akkus bis 100 Wh in Geräten gelten Erleichterungen nach Sondervorschrift 188 ADR. Laut Merkblatt der bayerischen Gewerbeaufsicht braucht ein Versandstück mit höchstens zwei Batterien in Geräten kein Kennzeichen für Lithiumbatterien, solange die Sendung aus höchstens zwei solchen Versandstücken besteht. Ein einzelnes Notebook im Karton ist damit der einfache Fall.

DHL verlangt für den nationalen Paketversand zusätzlich eine Innenverpackung, bei Bedarf Polstermaterial, und dass das Gerät nicht unbeabsichtigt einschalten kann. Beschädigte oder aufgeblähte Akkus schließt DHL aus. Für Ihre Packanleitung heißt das: Gerät ganz ausschalten, Einschaltknopf abkleben, in Folie oder Hülle, fest in den Karton, Netzteil dazu. Ist ein Akku sichtbar aufgebläht, nicht verschicken, sondern melden. Die Details stehen im Beitrag Lithium-Akku versenden.

5. Übergabe dokumentieren

Jede Rückgabe braucht einen Beleg. Der Übergabeschein hält fest, welche Geräte mit welcher Seriennummer wann übergeben wurden. Gleichen Sie ihn mit der Liste aus Schritt 1 ab. Fehlt ein Gerät, haken Sie sofort nach, nicht erst Wochen später. Wie unsere Unterlagen aussehen, zeigen die Muster.

6. Sperren lösen und Schlüssel sichern

Bevor das Gerät weitergeht, lösen Sie die Registrierungen. Bei Windows gilt nach Microsoft: erst aus Intune löschen, dann aus Autopilot abmelden. Bei Apple: erst die Aktivierungssperre in Apple Business ausschalten, dann das Gerät freigeben. Die Schritte im Einzelnen stehen im Beitrag Autopilot und Intune abmelden, BIOS-Passwörter und Absolute im Beitrag BIOS-Passwort entfernen.

Sichern Sie vorher die Wiederherstellungskennwörter von BitLocker, wenn Sie später noch auf Daten zugreifen wollen. Sie liegen nach Microsoft in Entra ID oder im Active Directory.

7. Löschen mit Protokoll

Ein Zurücksetzen auf Werkseinstellungen ist kein Nachweis. Sie dürfen Geräte aus dem Homeoffice aber auch mit Daten an uns geben, sogar direkt vom Mitarbeiter aus. Dann schließen wir vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und löschen jedes Gerät bei uns in Deutschland mit Securaze nach NIST SP 800-88 Purge. Sie erhalten ein Löschprotokoll je Gerät mit Seriennummer und eine Gutschrift mit Preis je Gerät. Mehr zur Löschung auf der Seite Datenlöschung.

Die Checkliste auf einen Blick

Was Sie jetzt tun sollten

1. Legen Sie eine Liste aller Geräte im Homeoffice an: Person, Adresse, Modell, Seriennummer. Unsere Checkliste hilft.
2. Vereinbaren Sie mit der Personalabteilung, dass jedes Austrittsdatum die Rückholung startet.
3. Prüfen Sie Absolute auf aktive Offline-Freeze-Regeln.
4. Schicken Sie uns Ihre Liste. Sie bekommen noch am selben Werktag eine Antwort, mit Rückfragen oder direkt mit einem Angebot und einem Preis je Gerät. Welche Notebooks wir ankaufen, steht auf der Seite Firmen-Laptops verkaufen.

Keine Rechtsberatung. Stand der Angaben: 6. November 2026.