Kassensysteme und MDE-Geräte ausmustern: TSE, Aufbewahrung und Handscanner richtig abgeben

Kurz gesagtWer eine Kasse außer Betrieb nimmt, meldet das nach § 146a Absatz 4 AO innerhalb eines Monats dem Finanzamt und bewahrt die Kassendaten bis zu zehn Jahre auswertbar auf. Handscanner und Mobilcomputer müssen vor dem Verkauf aus Zero-Touch, Knox und der Geräteverwaltung gelöst werden, ein Werksreset allein reicht dafür nicht.

Ein Standort schließt, das Warenwirtschaftssystem wechselt, die Kassen werden erneuert. Übrig bleiben Kassensysteme, Handscanner, Mobilcomputer und Ladeschalen. Diese Geräte gehören in vielen Unternehmen nicht der IT, sondern der Filiale oder dem Lager. Darum fehlen sie oft auf der Ausmusterungsliste. Dabei treffen hier Steuerrecht, Datenschutz und Restwert besonders eng aufeinander. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Kassensysteme: Was die Abgabenordnung verlangt

Elektronische Kassensysteme und Registrierkassen fallen unter § 146a AO und die Kassensicherungsverordnung. § 1 KassenSichV nennt sie ausdrücklich und nimmt andere Systeme aus, etwa Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten und elektronische Buchhaltungsprogramme. Für eine Kasse im Sinne der Verordnung gilt: Die Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Diese besteht nach § 146a Absatz 1 AO aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

Daraus folgen beim Ausmustern zwei Pflichten.

Pflicht 1: Außerbetriebnahme melden

Nach § 146a Absatz 4 AO teilen Sie dem Finanzamt die Anschaffung und die Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit. Die Mitteilung enthält unter anderem Art und Zahl der Systeme, ihre Seriennummern sowie die Tage der Anschaffung und der Außerbetriebnahme. Die Frist: innerhalb eines Monats.

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 28. Juni 2024 den Start geregelt. Seit dem 1. Januar 2025 läuft die Meldung elektronisch über „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle. Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen, gilt die Monatsfrist. Das BMF weist auf drei Punkte hin:

• Die Außerbetriebnahme lässt sich nur melden, wenn die Anschaffung vorher gemeldet wurde.
• Jede Mitteilung enthält stets alle Systeme einer Betriebsstätte.
• Gemietete oder geleaste Systeme stehen gekauften gleich.

Pflicht 2: Daten aufbewahren und auswertbar halten

Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Gerät. Nach § 147 Absatz 3 AO sind Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre. Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt nach § 147 Absatz 6 AO Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen oder sie in einem maschinell auswertbaren Format verlangen. Mehr unter Aufbewahrungsfristen.

Die KassenSichV regelt, wie das technisch aussieht. § 3 verlangt, dass die Aufzeichnungen vollständig, unverändert und manipulationssicher auf einem nichtflüchtigen Speichermedium liegen und verkettet sind. Werden sie in ein externes Archiv übertragen, muss die Verkettung erhalten bleiben. § 4 beschreibt die einheitliche digitale Schnittstelle für den standardisierten Export, etwa für eine Kassen-Nachschau.

Praktisch heißt das: Exportieren Sie vor der Außerbetriebnahme alle Daten über die Schnittstelle, archivieren Sie sie so, dass sie über die ganze Frist lesbar bleiben, und legen Sie Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitungen dazu. Stimmen Sie Exportformat und Archiv mit Ihrer Steuerberatung ab, bevor die erste Kasse abgebaut wird. Wird das Speichermedium der Sicherheitseinrichtung für die Aufbewahrung gebraucht, gehört es nicht in den Verkaufsposten.

Handscanner und Mobilcomputer: kleine Geräte, viele Daten

Ein Mobilcomputer im Lager ist meist ein Android-Gerät im Firmennetz. Auf ihm liegen WLAN-Zugänge, Zertifikate, die Einschreibung in die Geräteverwaltung und oft zwischengespeicherte Daten der Warenwirtschaft. Kassensysteme halten zusätzlich Bedienerkennungen und Bonjournale.

Zwei Besonderheiten bei Zebra-Geräten zeigen, warum ein Werksreset hier nicht gleich ein Werksreset ist:

• Enterprise Reset: Laut Zebra löscht er die Benutzerdaten im Bereich /data, behält aber den Inhalt des Ordners /enterprise und seiner Unterordner. Dort liegen typischerweise Konfigurationen, die nach dem Reset wieder greifen sollen.
• Wipe aus Intune: Microsoft schreibt, dass die Wipe-Aktion auf Zebra-Android-Geräten nur Unternehmensdaten entfernt und keinen Werksreset ausführt. Für einen vollständigen Reset verweist Microsoft auf Zebra StageNow oder OEMConfig.

Für den Verkauf ist das kein Hindernis. Sie dürfen Handscanner und Kassen auch mit Daten an uns geben. Dann schließen wir vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und löschen jedes Gerät bei uns in Deutschland mit Securaze nach NIST SP 800-88 Purge. Sie erhalten ein Löschprotokoll je Gerät mit Seriennummer, nicht je Palette. Datenträger, die sich nicht löschen lassen, werden bei zertifizierten deutschen Recycling-Partnern physisch vernichtet, mit Zertifikat.

Der teuerste Fehler: Zero-Touch und Knox vergessen

Mobilcomputer und Handscanner werden oft über Android Zero-Touch oder Samsung Knox Mobile Enrollment ausgerollt. Solche Geräte melden sich nach dem Zurücksetzen wieder bei der hinterlegten Verwaltung. Für den Käufer sind sie dann nicht einsetzbar.

• Zero-Touch-Portal: Unter Devices das Gerät über IMEI oder Seriennummer suchen, Remove wählen und bestätigen. Das dürfen laut Google nur die Rollen Owner und Admin. Für eine erneute Registrierung ist später der Reseller nötig.
• Knox Mobile Enrollment: Auf der Seite Devices die Geräte markieren, Actions, Delete devices. Sind Geräte aus allen Knox-Diensten gelöscht, kann sie laut Samsung nur der Reseller wieder in Ihr Konto laden.

Lösen Sie danach das Objekt in Ihrem MDM. Wie dasselbe Prinzip bei Windows und Apple funktioniert, zeigt der Beitrag Autopilot und Intune abmelden.

Reihenfolge am Standort

Wenn mehrere Filialen oder Lager betroffen sind, hilft eine feste Reihenfolge, die Sie an jedem Standort gleich abarbeiten:

1. Letzter Kassentag festlegen, danach keine Buchung mehr auf dem alten System.
2. Datenexport ziehen und prüfen, ob er sich öffnen und auswerten lässt.
3. Kasse vom Netz nehmen, Datum der Außerbetriebnahme notieren.
4. Handscanner und Mobilcomputer einsammeln, Zubehör mitzählen, Ersatzakkus getrennt erfassen.
5. Registrierungen in Zero-Touch, Knox und MDM lösen.
6. Übergabe mit Übergabeschein und Seriennummern.

So passen Meldung, Archiv und Geräteliste am Ende zusammen, auch wenn die Standorte zu verschiedenen Terminen schließen.

Was den Wert bestimmt

Gebrauchte Mobilcomputer, Scanner und Etikettendrucker haben einen eigenen Markt, weil viele Anwender genau das Modell suchen, das in ihren Abläufen schon läuft. Für den Preis zählen vor allem:

Wir kaufen auch alte und defekte Geräte an. Sortieren Sie also nicht vorher aus, sondern schicken Sie die ganze Liste. Ein Hinweis zum Versand: Mobilcomputer und Ersatzakkus enthalten Lithium-Ionen-Akkus. Was dabei gilt, steht im Beitrag Lithium-Akku versenden.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Erfassen Sie alle Geräte je Standort mit Modell, Seriennummer und Zubehör. Mehr unter Inventarisierung.
2. Klären Sie das Eigentum: gekauft, geleast oder gemietet. Prüfen Sie bei Kartenterminals den Vertrag. Gemietete Geräte gehören zurück an den Anbieter, nicht in den Verkauf.
3. Exportieren Sie die Kassendaten über die digitale Schnittstelle, archivieren Sie sie und stimmen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ab.
4. Melden Sie die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats über Mein ELSTER, mit allen Systemen der Betriebsstätte.
5. Entfernen Sie Handscanner und Mobilcomputer aus Zero-Touch, Knox und Ihrem MDM.
6. Schicken Sie uns Ihre Liste. Sie bekommen noch am selben Werktag eine Antwort, mit Rückfragen oder direkt mit einem Angebot und einem Preis je Gerät. Die Abholung ist kostenlos, schon ab einem Gerät, auch von mehreren Standorten. Mehr zum Ablauf bei einer Standortschließung.

Keine Rechtsberatung. Stand der Angaben: 6. November 2026.