Ankaufspreis für Firmen-IT: woraus ein fairer Preis besteht, wie Sie vergleichen

Kurz gesagtFair ist ein Ankaufspreis, wenn Sie für jedes Gerät einen Betrag sehen, jeder Abzug einzeln dasteht und die Prüfkriterien vor der Abholung schriftlich vereinbart sind. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn alle Anbieter dieselbe Geräteliste bekommen und diese Angaben liefern.

Zwei Angebote für dieselben Notebooks, und die Summen liegen weit auseinander. Bevor Sie sich für eine Summe entscheiden, lohnt ein Blick auf die Annahmen dahinter: Welcher Zustand ist unterstellt, und was geht nach der Prüfung noch vom Preis ab? Dieser Ratgeber zeigt, woraus ein Ankaufspreis besteht und wie Sie Angebote so nebeneinanderlegen, dass der Vergleich stimmt.

Welche Größen den Preis bestimmen

Hinter jedem Ankaufspreis stehen dieselben fünf Größen. Wie stark jede wiegt, hängt vom Gerät ab.

Der Restwert eines Geräts ergibt sich aus diesen Größen an einem bestimmten Tag. Ein Angebot gilt deshalb für den Zustand und den Zeitpunkt, auf die es sich bezieht.

Alter: Was das Gerät heute noch kann

Ein Käufer fragt, was ein Gerät heute noch kann. Das Datum auf Ihrer Rechnung beantwortet diese Frage nicht. Bei Windows-PCs ist die wichtigste Grenze Windows 11. Microsoft verlangt dafür unter anderem einen kompatiblen 64-Bit-Prozessor, 4 GB Arbeitsspeicher, 64 GB Speicher, UEFI-Firmware mit Secure Boot und ein Trusted Platform Module in Version 2.0, kurz TPM 2.0. Ein Notebook, das diese Anforderungen erfüllt, kann der nächste Nutzer mit Windows 11 betreiben. Bei einem, das sie verfehlt, geht das nicht. Was das für ältere Geräte bedeutet, steht in unserem Beitrag zu Windows 10 und den erweiterten Updates.

Bei Apple gibt es eine offizielle Einteilung. Apple bezeichnet Produkte als Vintage, wenn der Vertrieb vor mehr als fünf und weniger als sieben Jahren eingestellt wurde. Nach mehr als sieben Jahren gelten sie als abgekündigt. Maßgeblich ist das Vertriebsende des Modells, nicht Ihr Kaufdatum. Ein Mac, den Sie spät im Verkaufszyklus gekauft haben, kann also früher in diese Gruppen rutschen, als Ihre Anlagenliste vermuten lässt. Für Akkus von Mac-Laptops nennt Apple eine Ausnahme: Ein Akkutausch kann bis zu zehn Jahre nach dem letzten Verkaufstag möglich sein, je nach Verfügbarkeit der Teile.

Ein Hinweis für die Buchhaltung: Der Buchwert in Ihrer Anlagenbuchhaltung sagt nichts über den Marktwert. Geräte, die steuerlich längst abgeschrieben sind, können noch gut verkäuflich sein. Wie lange ein Gerät steuerlich abgeschrieben wird, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, es gehört nicht in die Preisverhandlung.

Zustand: Was hinter A, B und C steht

Den Zustand halten Ankäufer im Grading fest, zum Beispiel mit Buchstaben. Eine verbindliche Skala für alle Anbieter gibt es nicht. Zwei Klassen verschiedener Anbieter vergleichen Sie deshalb nur über die Beschreibung dahinter. Fragen Sie nach, was eine Klasse genau erlaubt: Kratzer bis zu welcher Größe, Druckstellen im Display, abgenutzte Tasten.

Bei Notebooks spielt der Akku eine eigene Rolle. Apple legt die Akkus von Mac-Notebooks so aus, dass sie bei der maximalen Zahl an Ladezyklen bis zu 80 Prozent ihrer ursprünglichen Kapazität behalten. Bei den meisten neueren Modellen, etwa MacBook Air ab 2010 und MacBook Pro ab 2016, liegt diese Grenze bei 1.000 Zyklen. Ein Notebook mit 300 Zyklen steht also anders da als eines mit 950. Die aktuelle Zyklenzahl lesen Sie selbst ab: Wahltaste gedrückt halten, im Apple-Menü die Systeminformationen öffnen, unter Hardware den Punkt Stromversorgung wählen. Wer diese Zahl in seine Geräteliste schreibt, bekommt ein genaueres Angebot und erlebt nach der Prüfung weniger Überraschungen.

Zubehör zählt mit. Einen Abzug für ein fehlendes Netzteil vermeiden Sie, indem Sie es mitschicken.

Sperren: der Abzug, den Sie selbst verhindern können

Gebrauchsspuren stehen fest, wenn Sie anfragen. Sperren können Sie vorher lösen. Ein Gerät, das noch an Ihr Unternehmen gebunden ist, kann der nächste Besitzer nicht einrichten. Der Ankäufer muss die Sperre dann mit Ihnen klären oder das Gerät abwerten.

Apple. Bei iPhone und iPad rät Apple Käufern ausdrücklich, ein gebrauchtes Gerät nur anzunehmen, wenn es aus dem Account des Vorbesitzers entfernt wurde. Solange die Aktivierungssperre aktiv ist, lässt sich das Gerät nicht als funktionsfähig weiterverkaufen. Für Firmen-Macs kommt die Freigabe in Apple Business dazu, wie in unserem Beitrag zum Ausmustern von MacBooks beschrieben.

Android. Der Geräteschutz von Google greift, sobald ein Google-Konto und eine Displaysperre eingerichtet sind. Nach dem Zurücksetzen verlangt das Gerät dann die alte Displaysperre oder die Kontodaten. Laut Google heben Sie den Schutz auf, indem Sie das Google-Konto vom Gerät entfernen. Mehr unter Factory Reset Protection.

Windows. Microsoft schreibt, dass ein Gerät immer aus Windows Autopilot abgemeldet werden sollte, wenn es die Organisation dauerhaft verlässt. Erst wird es in Intune gelöscht, dann in der Autopilot-Liste anhand der Seriennummer. Ohne diesen Schritt landet der Käufer beim Einrichten auf Ihrer Anmeldeseite, siehe Autopilot-Deregistrierung.

Dazu kommen BIOS-Passwörter. Sie blockieren beim Käufer die Einrichtung genauso. Entfernen Sie sie vor der Abgabe; dafür brauchen Sie die dokumentierten Passwörter je Gerät.

Abzüge: Was berechtigt ist und wie es dastehen sollte

Abzüge gehören zu einem Ankaufspreis. Prüfen können Sie sie nur, wenn sie einzeln im Angebot stehen. Typische Positionen sind Abholung oder Transport, Datenlöschung, Mängel am einzelnen Gerät, fehlendes Zubehör und ungelöste Sperren.

Ein gutes Angebot führt jede dieser Positionen einzeln und je Gerät auf. Eine Pauschale am Ende der Liste, etwa „abzüglich Handling“, lässt sich nicht prüfen und nicht vergleichen. Wenn ein Anbieter einen hohen Stückpreis nennt und erst darunter kräftig abzieht, sieht sein Angebot auf den ersten Blick besser aus, als es ist.

Nach der Prüfung: Wann eine Abwertung fair ist

Jeder Ankäufer prüft die Geräte nach der Abholung. Dabei können Abweichungen auffallen: ein Akku, der schwächer ist als gedacht, ein Pixelfehler, den niemand bemerkt hatte. Kommt die Abwertung als Sammelbetrag ohne Begründung, können Sie sie nicht prüfen.

Nachvollziehen können Sie eine Abwertung, wenn die Prüfkriterien vor der Abholung schriftlich feststanden und die Abweichung für das einzelne Gerät mit Seriennummer und Befund benannt ist. Ein Foto des Mangels oder der ausgelesene Akkuwert machen den Befund prüfbar. Klären Sie außerdem vorher, was geschieht, wenn Sie nicht einverstanden sind: ob Sie das Gerät zurückbekommen können und wer dann den Rückversand trägt.

Die Gutschrift prüfen

Rechnet der Ankäufer per Gutschrift ab, stellt er die Rechnung für Ihre Lieferung aus. Nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG ist das zulässig, wenn es vorher vereinbart wurde. Das Dokument muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG die Angabe „Gutschrift“ tragen. Nach § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG verliert es die Wirkung einer Rechnung, sobald Sie ihm widersprechen. Passt die Gutschrift nicht zum Prüfergebnis, ist der Widerspruch Ihr Hebel. Legen Sie sie deshalb Zeile für Zeile neben Angebot und Prüfbericht.

Angebote richtig vergleichen

Legen Sie alle Angebote nebeneinander und gehen Sie diese Liste durch. Erst wenn jede Frage bei jedem Anbieter beantwortet ist, sind die Summen vergleichbar.

Für die Löschung gilt: Ein Löschprotokoll mit Seriennummer je Gerät gehört in jedes Angebot, auch in das günstigste. Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden zählt die „Datenträgerentsorgung durch Dienstleister“ in ihrem Kurzpapier Nr. 13 zu den Diensten, die regelmäßig Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sein können. Liegen auf den Geräten noch personenbezogene Daten, gehört deshalb ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu. Ihre Gesamtverantwortung für die Daten bleibt laut demselben Papier auch dann bestehen.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Geräteliste anlegen. Modell, Seriennummer, Prozessor, Arbeitsspeicher, Speicher und bekannte Mängel. Bei Notebooks die Akku-Zyklen. Grundlage ist Ihre Inventarisierung.
2. Windows-11-Fähigkeit markieren. Für jeden PC vermerken, ob er die Anforderungen erfüllt. Sonst muss der Ankäufer das selbst klären, bevor er einen Preis nennt.
3. Sperren lösen, bevor Sie anfragen. Aktivierungssperre, Google-Konto, Autopilot und BIOS-Passwörter. Die Checkliste zur IT-Ausmusterung führt Schritt für Schritt durch.
4. Zubehör zusammenlegen. Netzteile und Dockingstationen zu den Geräten packen.
5. Mindestens zwei Angebote mit derselben Liste einholen. Nur so rechnen alle Anbieter mit denselben Annahmen.
6. Die Vergleichstabelle oben durchgehen. Fehlende Antworten schriftlich nachfragen, bevor Sie zusagen, besonders die Frage, was mit einem Gerät geschieht, dessen Abwertung Sie ablehnen.
7. Gutschrift gegenprüfen. Steht das Wort „Gutschrift“ darauf, stimmen Seriennummern und Beträge mit dem Prüfbericht überein? Wenn nicht, widersprechen Sie schriftlich.
8. Früh verkaufen. Wer schon beim Bestellen der neuen Geräte anfragt, verkauft vor der Lagerzeit. Bei geleasten Geräten hilft die Seite zum Leasingende.

So entsteht der Preis bei uns

Sie schicken uns Ihre Liste, ab einem einzelnen Gerät bis zum ganzen Lager. Sie bekommen ein Angebot mit einem Preis je Gerät, die Abzüge stehen einzeln daneben. Bezahlt wird der geprüfte Ist-Zustand. Die Abholung läuft bundesweit per versichertem Versandlabel, Spedition oder direkter Abholung. Vor jeder Abholung von Geräten mit Daten schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Gelöscht wird in Deutschland mit Securaze nach NIST SP 800-88 Purge, jedes Gerät bekommt ein Löschprotokoll mit Seriennummer. Dazu erhalten Sie Übergabeschein und Gutschrift. Mehr zum Ablauf auf der Seite Firmen-IT verkaufen.

Keine Rechtsberatung. Stand der Angaben: 11. Oktober 2026.