Gebrauchte IT ins Ausland verkaufen: Wann sie Ware ist und wann Abfall

Kurz gesagtGebrauchte Geräte dürfen nach § 23 ElektroG nur unter den Bedingungen der Anlage 6 verbracht werden: Rechnung mit Zweck Wiederverwendung, Funktionsprüfung je Gerät, Kennzeichnung, Erklärung des Besitzers, Verpackung. Fehlen die Unterlagen, wird vermutet, dass es Altgeräte sind und eine illegale Verbringung vorliegt. Seit dem 21. Mai 2026 gilt für Abfälle die Verordnung (EU) 2024/1157.

Der Markt für gebrauchte Business-IT ist international. Wer eine Notebook-Flotte, Server oder Smartphones abgibt, muss davon ausgehen, dass ein Teil der Geräte Deutschland verlässt. An dieser Stelle entscheidet sich, ob ein Verwertungsprojekt sauber bleibt oder zu einem Abfallvorfall wird. Der Unterschied zwischen einem Gebrauchtgerät, das als Ware exportiert werden darf, und einem Altgerät, das dem Abfallrecht unterliegt, ist gesetzlich geregelt. In der Praxis ist er eine Frage der Dokumentation.

Die Rechtsgrundlage: § 23 ElektroG und Anlage 6

§ 23 Abs. 1 des Elektro- und Elektronikgerätegesetzes (ElektroG) legt fest, dass gebrauchte Elektro- und Elektronikgeräte, bei denen es sich möglicherweise um Altgeräte handelt, nur unter den Bedingungen der Anlage 6 in, aus oder durch Deutschland verbracht werden dürfen. Die Vorschrift setzt die europäische WEEE-Richtlinie um.

Der entscheidende Mechanismus steht in § 23 Abs. 4. Es wird widerlegbar vermutet, dass ein Gegenstand ein Altgerät ist und eine illegale Verbringung vorliegt, wenn

1. die nach Anlage 6 erforderlichen Unterlagen fehlen,
2. die vorgelegten Unterlagen für die Beurteilung nicht ausreichen oder
3. ein angemessener Schutz vor Beschädigung bei Beförderung, Be- und Entladen fehlt, etwa durch Verpackung oder geeignete Stapelung.

Verantwortlich ist in den Fällen 1 und 3 der Besitzer, der die Beförderung veranlasst. Praktisch heißt das: Nicht der Zustand Ihrer Geräte entscheidet, sondern der Nachweis dieses Zustands. Eine Palette einwandfreier Notebooks ohne Prüfnachweis ist im Zweifel Abfall. Dieselbe Palette mit vollständigen Unterlagen ist Handelsware. Nach § 23 Abs. 3 können die Kosten angemessener Analysen und Kontrollen, einschließlich Lagerkosten, demjenigen auferlegt werden, der die Verbringung veranlasst hat.

Welche Unterlagen Anlage 6 verlangt

Anlage 6 nennt in Nr. 1 die Pflichten des Besitzers, der behauptet, dass es sich um Gebrauchtgeräte und nicht um Altgeräte handelt. Er muss auf Verlangen vorlegen:

Die Prüfung selbst regelt Nr. 3. Sie läuft in zwei Stufen. Erstens wird die Funktionsfähigkeit geprüft und das Vorhandensein gefährlicher Stoffe bewertet. Die Prüfung ist durch eine Elektrofachkraft oder eine zertifizierte Erstbehandlungsanlage vorzunehmen, das Ergebnis wird aufgezeichnet. Für die meisten Geräte reicht laut Anlage 6 die Prüfung der Hauptfunktionen. Zweitens wird das Ergebnis am Gerät oder an der Verpackung dauerhaft, aber nicht unauslöschlich angebracht, lesbar ohne Auspacken. Die Kennzeichnung nennt Gerätebezeichnung, Typnummer, Herstellungsjahr soweit bekannt, Name und Anschrift des Unternehmens, das die Funktionsfähigkeit belegt, Prüfergebnis mit Datum und Art der Prüfung.

Nr. 2 nennt Ausnahmen, bei denen Rechnung, Prüfnachweis und Prüfung entfallen: Geräte, die im Rahmen einer Garantie zur Reparatur zurückgehen, gewerbliche Geräte, die unter einem gültigen Vertrag zur Aufarbeitung oder Reparatur in ein OECD-Land gehen, und defekte Geräte, die zur Fehleranalyse an den Hersteller gehen. Diese Ausnahmen setzen eine dokumentierte Vereinbarung zwischen den Unternehmen voraus. Für den normalen Verkauf ausgemusterter Firmen-IT gelten sie nicht.

Der praktische Knackpunkt: Zuordenbarkeit

Anlage 6 verlangt den Prüfnachweis für jedes Packstück und die Kennzeichnung am Gerät oder an seiner Verpackung. Eine pauschale Sammelbescheinigung ohne Bezug zu den Geräten hilft im Kontrollfall wenig. Belastbar wird die Dokumentation, wenn jedes Gerät mit Seriennummer, Prüfergebnis und Zustandsklasse geführt wird. Dieselben Datensätze bilden die Grundlage für das Grading und damit für den Preis.

Daraus folgt eine Regel, die oft verletzt wird: Mischen Sie funktionsfähige Geräte und defekte Teilelieferungen nicht im selben Vorgang. Sobald eine Sendung erkennbar defekte, unvollständige oder ungeprüfte Geräte enthält, reichen die Unterlagen für die ganze Sendung nicht mehr aus, und die Vermutung aus § 23 Abs. 4 Nr. 2 greift. Sortieren Sie schon bei der Erfassung im Haus und lassen Sie Ihren Partner beide Ströme getrennt behandeln. Defekte Geräte haben trotzdem einen Wert, nur auf einem anderen Weg: als Ersatzteilspender oder in der Verwertung. Mehr dazu unter defekte Geräte.

Was seit dem 21. Mai 2026 gilt

Für alles, was Abfall ist, gilt die Verordnung (EU) 2024/1157 über die Verbringung von Abfällen. Nach Art. 86 Abs. 2 gilt sie ab dem 21. Mai 2026. Art. 85 Abs. 1 hebt die Vorgängerverordnung (EG) Nr. 1013/2006 mit Wirkung vom 20. Mai 2024 auf, nach Abs. 2 galten deren Bestimmungen aber bis zum 21. Mai 2026 weiter. Nach Art. 85 Abs. 3 gilt die alte Verordnung außerdem weiter für Verbringungen, die vor dem 21. Mai 2026 notifiziert und von der Behörde am Bestimmungsort bestätigt wurden.

Der Anwendungsbereich steht in Art. 2 Abs. 1: Verbringungen von Abfällen zwischen Mitgliedstaaten, Einfuhren aus Drittstaaten, Ausfuhren in Drittstaaten und Durchfuhren durch die Union. Art. 1 nennt als Zweck den Schutz von Umwelt und Gesundheit sowie die Förderung der Kreislaufwirtschaft durch Verfahren und Kontrollregelungen, die von Ursprung, Bestimmungsort, Transportweg, Abfallart und Behandlung abhängen.

Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Der Weg über die dokumentierte Wiederverwendung ist der Weg mit weniger Verfahren. Der Weg über den Abfallexport ist der Weg mit Notifizierung, Zustimmung und Kontrolle. Wer Hardware früh prüfen, löschen und als Ware verkaufen lässt, umgeht das Abfallrecht nicht durch einen Trick, sondern durch die richtige Einordnung. Das entspricht auch der Abfallhierarchie, die Wiederverwendung vor Recycling stellt. Ein Hinweis zum Zusammenspiel: § 23 Abs. 4 und 5 ElektroG verweisen im Wortlaut noch auf die Verordnung (EG) Nr. 1013/2006. Welche Vorschrift im Einzelfall anzuwenden ist, klären Sie mit der zuständigen Behörde.

Wer haftet, wenn eine Sendung gestoppt wird

Nach § 23 Abs. 4 ElektroG ist für fehlende Unterlagen und fehlenden Transportschutz der Besitzer verantwortlich, der die Beförderung veranlasst. Nach Abs. 3 können ihm die Kosten für Analysen, Kontrollen und Lagerung auferlegt werden. Als abgebendes Unternehmen sind Sie davon nicht automatisch betroffen, aber auch nicht automatisch geschützt. Entscheidend ist, wie sorgfältig Sie ausgewählt und wie belastbar Sie übergeben haben: ein Übergabeschein mit Gerätebezug, ein Partner, der Prüfung und Dokumentation nachweisen kann, und eine saubere Trennung von Wiederverwendung und Entsorgung. Diese Belege brauchen Sie auch gegenüber Ihrer Revision.

Vom Abfallrecht strikt zu trennen ist der Datenschutz. Die Verantwortung für die Daten auf den Geräten bleibt bei Ihnen, bis eine nachgewiesene Löschung erfolgt ist. Sie dürfen Geräte mit Daten übergeben; dann gelten Auftragsverarbeitungsvertrag, gesicherte Abholung und Löschung mit Protokoll, bevor ein Gerät weitergeht. Abfallrecht und Datenschutz sind zwei getrennte Ketten, die im selben Prozess erledigt werden sollten. Wie die zweite aussieht, steht unter Nachweiskette.

Sechs Fragen an Ihren Verwertungspartner

1. Wie trennen Sie Gebrauchtgeräte und Altgeräte, und an welcher Stelle im Prozess geschieht das?
2. Wer führt die Funktionsprüfung nach Anlage 6 Nr. 3 durch, und auf welcher Qualifikation beruht sie?
3. Bekomme ich Prüf- und Löschprotokolle je Seriennummer oder nur eine Sammelbestätigung?
4. In welche Zielmärkte gehen die Geräte, und können Sie die Abnehmerstruktur benennen?
5. Wie gehen Sie mit Geräten um, die sich als Abfall herausstellen, und arbeiten Sie dafür mit einem Entsorgungsfachbetrieb?
6. Welche Unterlagen stellen Sie mir nachträglich bereit, wenn meine Revision sie anfordert?

Gute Antworten sind konkret, nennen Verantwortliche und Systeme und scheuen nicht davor zurück, Grenzen zu nennen.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Erfassen Sie Ihre Geräte vollständig mit Seriennummer und Zustand, bevor Sie sie abgeben. Die Checkliste zur IT-Ausmusterung hilft.
2. Trennen Sie funktionsfähige Geräte und defekte Geräte schon bei der Erfassung.
3. Verlangen Sie Nachweise je Gerät über Prüfung und Datenlöschung, keine Sammelbescheinigung.
4. Stellen Sie Ihrem Partner die sechs Fragen und halten Sie die Antworten schriftlich fest.
5. Schicken Sie uns Ihre Liste über das Anfrageformular. Wir kaufen alles an, auch alte und defekte Geräte. Was keinen Wert mehr hat, wird gelöscht, protokolliert und nach ElektroG verwertet. Sie bekommen noch am selben Werktag eine Antwort. Wie der Ablauf aussieht, steht unter IT ausmustern.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Keine Rechtsberatung. Stand der Angaben: 6. November 2026.