IT-Hardware an Mitarbeiter verkaufen: Steuer, Haftung, Daten und der Aufwand je Gerät

Kurz gesagtDer Verkauf an Mitarbeitende ist erlaubt, aber kein Selbstläufer: Unter dem üblichen Endpreis entsteht ein geldwerter Vorteil, es gilt Verbraucherrecht mit Gewährleistung, und jedes Gerät braucht Löschung, Sperrenfreigabe und Übergabeschein. Für einen Teil der Flotte lohnt das, für den Rest ist der Sammelverkauf einfacher.

Die neuen Notebooks sind da, und aus der Belegschaft kommt die erste Frage: „Kann ich mein altes behalten?“ Das klingt nach der einfachsten Lösung, ohne Abholung und ohne Verhandlung. In der Praxis ist der Verkauf an Mitarbeitende der Weg mit dem meisten Aufwand je Gerät. Dieser Beitrag zeigt, was Sie klären müssen, bevor Sie zusagen. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Erst klären: Gehören Ihnen die Geräte überhaupt?

Verkaufen können Sie nur, was Ihnen gehört. Geleaste Geräte gehören bis zum Ende des Vertrags dem Leasinggeber, und auch Miet- oder Abo-Modelle schließen den Verkauf aus. Prüfen Sie vor jeder Zusage das Anlagenverzeichnis und die Verträge. Was bei Leasingrückläufern gilt und wann sich das Ablösen lohnt, steht auf der Seite Leasingende.

Überlassen oder verkaufen: zwei steuerlich verschiedene Wege

Das Einkommensteuergesetz unterscheidet zwischen der Nutzung eines Firmengeräts und seiner Übereignung.

Überlassung. Bleibt das Gerät Eigentum des Unternehmens und darf die Mitarbeiterin es privat nutzen, ist der Vorteil daraus nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Das gilt für betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte samt Zubehör. Das Gerät bleibt dabei in Ihrer Verwaltung, in Ihrer Löschpflicht und in Ihrem Inventar.

Verkauf oder Schenkung. Geht das Gerät in das Eigentum der Mitarbeiterin über, ist es ein Sachbezug. Nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG wird er mit dem um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort bewertet. Zahlt die Mitarbeiterin weniger, ist die Differenz Arbeitslohn. Maßstab ist also der Preis, den eine Privatperson für ein vergleichbares gebrauchtes Gerät zahlen müsste, nicht der Restbuchwert und nicht der Anschaffungspreis.

Zwei Grenzen aus § 8 EStG werden dabei oft falsch verstanden:

• Die Freigrenze für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG liegt bei 50 Euro im Kalendermonat, und zwar für alle Sachbezüge zusammen. Wird sie überschritten, ist der gesamte Vorteil steuerpflichtig, nicht nur der Teil darüber. Für ein Notebook deutlich unter Marktpreis reicht sie in der Regel nicht.
• Der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG von 1.080 Euro im Kalenderjahr ist an Waren und Dienstleistungen gebunden, die der Arbeitgeber am Markt anbietet. Ob er bei ausgemusterter IT greift, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Für die Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten sieht § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG eine Pauschalierung mit 25 Prozent vor. Voraussetzung ist, dass die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Die Steuer trägt dann der Arbeitgeber. Sie gehört in die Kostenrechnung des Programms, bevor Sie Preise nennen.

Den Marktpreis belegen

Weil der übliche Endpreis der Maßstab ist, brauchen Sie je Gerätetyp und Zustand einen Beleg dafür, was das Gerät am Tag der Übergabe wert war. Eine amtliche Preisliste für gebrauchte IT gibt es nicht. Praktikabel ist eine Preisableitung je Modell und Zustandsklasse mit Datum und Quelle.

Ein Ankaufsangebot mit Preis je Gerät ist dafür ein datierter Anker. Es ist nicht der Endverbraucherpreis, aber es belegt, dass Sie den Wert ermittelt haben, und es zeigt, welche Geräte den Wert der Flotte tragen. Wie Zustandsklassen entstehen, steht im Glossar unter Grading; wie ein Preis je Gerät zustande kommt, im Ratgeber fairer Ankaufspreis.

Gewährleistung: Sie verkaufen als Unternehmer an Verbraucher

Beim Verkauf an eigene Mitarbeitende kauft ein Verbraucher von einem Unternehmer. Das ist nach § 474 Abs. 1 BGB ein Verbrauchsgüterkauf. Drei Folgen daraus:

Praktisch heißt das: Ihre IT-Abteilung ist für ein Jahr Ansprechpartner für Privatgeräte. Bei sechzig abgegebenen Notebooks sind ein paar schwache Akkus und ein Displayschaden keine Ausnahme. Legen Sie vorher fest, wer Mängelanzeigen annimmt und wie sie abgewickelt werden.

Daten, Sperren, Lizenzen: Was vor der Übergabe passieren muss

Bei der Abgabe an einen Ankäufer dürfen Sie Geräte mit Daten übergeben, weil ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung die Löschung regelt und ein Protokoll je Gerät sie belegt. Bei der Übergabe an eine Privatperson gibt es diesen Vertrag nicht. Das Gerät wechselt in private Hände, mit allem, was noch darauf ist. Deshalb gehört hier die Löschung vor die Übergabe, mit einem Löschprotokoll, das Sie ablegen. Ein Zurücksetzen über die Einstellungen ist kein Nachweis.

Ein Hinweis zu verschlüsselten Geräten: Ist das Laufwerk mit BitLocker verschlüsselt, liegen die Daten nur so lange unlesbar vor, wie der Schlüssel geheim bleibt. Übergeben Sie ein Gerät mit Firmenkonto und Wiederherstellungsschlüssel in Ihrer Verwaltung, haben Sie nichts gelöscht, sondern nur die Tür abgeschlossen und den Schlüssel behalten. Löschen Sie das Laufwerk und setzen Sie das System neu auf.

Dazu kommen die Sperren. Microsoft schreibt, dass ein Gerät, das die Organisation dauerhaft verlässt, immer aus Windows Autopilot abgemeldet werden sollte, und zwar zuerst in Intune gelöscht, dann anhand der Seriennummer aus der Autopilot-Liste entfernt. Sonst meldet sich das private Notebook beim nächsten Zurücksetzen bei Ihrem Unternehmen. Die Schritte stehen unter Autopilot-Deregistrierung; für Macs gilt die Freigabe im Apple Business Manager.

Bleiben die Lizenzen. Prüfen Sie je Gerät, welche Software an das Gerät gebunden ist und welche an Ihr Unternehmen. Abo- und Volumenlizenzen bleiben bei Ihnen; den Zugang entziehen Sie vor der Übergabe. Ein Notebook mit laufendem Firmenkonto in Microsoft 365 ist kein Privatgerät.

Zum Schluss ein Übergabeschein, auch intern: Gerät, Seriennummer, Datum, Preis, Unterschrift. Er ist der Beleg für den Abgang im Inventar und für die Lohnabrechnung.

Aufwand je Gerät gegen Sammelverkauf

Rechnen Sie den internen Verkauf nicht am Erlös, sondern am Aufwand je Gerät:

1. Eigentum prüfen und Preis je Modell und Zustand belegen.
2. Kaufvereinbarung mit Zustandsbeschreibung und wirksam vereinbarter Verjährung.
3. Löschen, Protokoll ablegen, System neu aufsetzen.
4. Autopilot, Intune oder Apple Business Manager, BIOS-Passwort und Firmenkonten lösen.
5. Lizenzen und Zugänge entziehen.
6. Übergabeschein, Abgang im Inventar, Meldung an die Lohnbuchhaltung.
7. Ein Jahr Ansprechpartner für Mängel.

Beim Sammelverkauf fällt davon auf Ihrer Seite die Liste an: Modell, Seriennummer, Zustand. Der Rest, Löschung mit Protokoll je Gerät, Übergabeschein, Preis je Gerät, Gutschrift, kommt vom Ankäufer. Wie diese Unterlagen aussehen, zeigen unsere Muster.

Dazu kommt ein Effekt, den viele erst hinterher sehen: Mitarbeitende nehmen die besten Geräte. Das leichte, neuwertige Notebook geht intern weg, die schwere Workstation mit Gebrauchsspuren bleibt. Der Restbestand ist danach im Schnitt weniger wert als vorher, und ein Angebot für den Rest fällt entsprechend aus. Holen Sie deshalb das Angebot für die ganze Liste ein, bevor Sie intern etwas herauslösen. Dann sehen Sie je Gerät, was Sie dem internen Verkauf opfern.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Prüfen Sie Eigentum und Verträge. Geleaste Geräte scheiden aus.
2. Entscheiden Sie zwischen Überlassung (§ 3 Nr. 45 EStG) und Übereignung (§ 8 Abs. 2 EStG) und besprechen Sie Pauschalierung und Freigrenzen mit Ihrer Steuerberatung.
3. Holen Sie ein Angebot mit Preis je Gerät für die ganze Flotte ein. Es ist Ihr datierter Beleg für den Marktwert und zeigt, welche Geräte Sie intern abgeben können, ohne den Rest zu entwerten. Schicken Sie uns Ihre Liste; Sie bekommen noch am selben Werktag eine Antwort.
4. Setzen Sie für den internen Teil je Gerät die Schritte oben um: Löschung mit Protokoll, Sperren lösen, Lizenzen entziehen, Übergabeschein. Die Checkliste zur IT-Ausmusterung hilft beim Abhaken.
5. Geben Sie den Rest als Posten ab. Für Notebooks steht auf der Seite Firmen-Laptops verkaufen, was wir ankaufen. Abholung ist kostenlos, ab einem Gerät.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer-/Rechtsberatung. Beträge und Paragrafen beziehen sich auf den Stand der Gesetze bei Abruf der Quellen.

Keine Rechtsberatung. Stand der Angaben: 6. November 2026.