Wiederverwendung von Firmen-IT im Nachhaltigkeitsbericht: richtig einordnen und belegen

Kurz gesagtEin Altgerät, das Sie verkaufen und das danach für denselben Zweck weiterarbeitet, wird in der Regel gar nicht zu Abfall: Das KrWG zählt diese Wiederverwendung zur Vermeidung, der obersten Stufe seiner Rangfolge. Im Bericht gehört sie deshalb eher zu Ihren Maßnahmen für Kreislaufwirtschaft als in die Abfallkennzahlen, belegt mit Daten je Gerät.

Im September 2026 sind die überarbeiteten europäischen Berichtsstandards im Amtsblatt erschienen, dazu ein freiwilliger Standard für Unternehmen mit bis zu 1.000 Beschäftigten. Beide fragen nach Abfall und Kreislaufwirtschaft. Die Antwort „wir verkaufen unsere Altgeräte, damit sie weiter genutzt werden“ ist gut. Im Bericht taugt sie aber nur, wenn sie rechtlich richtig eingeordnet und je Gerät belegt ist.

Wer überhaupt berichten muss

Die Pflicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung stammt aus der europäischen Richtlinie, die als CSRD bekannt ist. Sie wurde 2026 deutlich verkleinert. Die Richtlinie (EU) 2026/470, das sogenannte Omnibus-I-Paket, ist am 18. März 2026 in Kraft getreten. Danach müssen nur noch Unternehmen berichten, die mehr als 1.000 Beschäftigte im Durchschnitt und mehr als 450 Millionen Euro Nettoumsatz haben. Die Mitgliedstaaten haben bis zum 19. März 2027 Zeit, das umzusetzen. Ab welchem Geschäftsjahr Ihr Unternehmen erfasst ist, regelt das deutsche Umsetzungsgesetz. Der Regierungsentwurf ging im September 2025 als Drucksache 21/1857 an den Bundestag, der Rechtsausschuss hat ihn am 13. April 2026 in einer Anhörung beraten. Den aktuellen Stand klären Sie mit Ihrer Wirtschaftsprüfung.

Für den Mittelstand ist eine zweite Regel wichtiger. Unternehmen mit weniger als 1.000 Beschäftigten müssen ihren großen Geschäftspartnern keine Angaben liefern, die über den freiwilligen Berichtsstandard hinausgehen. Diesen Standard gab es zuerst als Empfehlung (EU) 2025/1710, bekannt als VSME. Am 3. Juli 2026 hat die EU-Kommission ihn als delegierte Verordnung angenommen, im Amtsblatt steht er seit September 2026 unter der Nummer (EU) 2026/1560. Er richtet sich an Unternehmen, die im Vorjahr im Durchschnitt höchstens 1.000 Beschäftigte hatten. Wer von einem Großkunden einen Fragebogen bekommt, kann sich an diesem Standard orientieren. Mehr zum Hintergrund steht im Glossar unter ESG und CSRD.

Was die Standards zur Kreislaufwirtschaft abfragen

Für berichtspflichtige Unternehmen regelt der europäische Standard ESRS E5 die Angaben zu Ressourcennutzung und Kreislaufwirtschaft. Er arbeitet mit Ressourcenzuflüssen und Ressourcenabflüssen. Bei den Abfällen verlangt er unter anderem die Gesamtmenge und eine Aufteilung der Abfälle, die nicht beseitigt werden, nach drei Verwertungsarten: Vorbereitung zur Wiederverwendung, Recycling und sonstige Verwertung. Am 3. Juli 2026 hat die Kommission eine vereinfachte Fassung der Standards angenommen, im Amtsblatt veröffentlicht als Delegierte Verordnung (EU) 2026/1563. Auch dort bleibt diese Aufteilung erhalten (ESRS E5 Absatz 16), ergänzt um den Anteil der Abfälle, deren endgültiger Verbleib unbekannt ist.

Der freiwillige Standard ist knapper. Seine Angabe B7 fragt, ob Sie Grundsätze der Kreislaufwirtschaft anwenden und wie. Zu diesen Grundsätzen zählt er ausdrücklich, Produkte durch Wartung, Wiederverwendung und Aufbereitung im Umlauf zu halten, und zwar möglichst zu ihrem höchsten Wert. Dazu kommen das Gesamtgewicht der Abfälle, getrennt nach gefährlich und nicht gefährlich, und der Anteil der Abfälle, der ins Recycling oder in die Vorbereitung zur Wiederverwendung geht.

Beide Standards zählen in diesen Kennzahlen nur Abfall. Ob ein verkauftes Altgerät überhaupt Abfall ist, entscheidet das deutsche Abfallrecht.

Verkauft ist nicht entsorgt: die rechtliche Einordnung

Das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) unterscheidet zwei Begriffe, die ähnlich klingen und im Bericht an verschiedene Stellen gehören.

Wiederverwendung ist nach § 3 Abs. 21 KrWG jedes Verfahren, bei dem Erzeugnisse, die keine Abfälle sind, wieder für denselben Zweck verwendet werden. Ein Notebook, das Sie verkaufen und das danach bei einem neuen Nutzer als Notebook arbeitet, ist so ein Fall. § 3 Abs. 20 zählt die Wiederverwendung von Erzeugnissen ausdrücklich zur Vermeidung.

Vorbereitung zur Wiederverwendung ist nach § 3 Abs. 24 ein Verwertungsverfahren für Erzeugnisse, die bereits zu Abfällen geworden sind. Sie werden geprüft, gereinigt oder repariert, bis sie ohne weitere Vorbehandlung wieder für denselben Zweck taugen.

Ob ein Altgerät Abfall ist, entscheidet § 3 Abs. 1 bis 3. Abfall sind Gegenstände, deren sich der Besitzer entledigt, entledigen will oder muss. Einen Entledigungswillen nimmt das Gesetz unter anderem an, wenn die ursprüngliche Zweckbestimmung entfällt, „ohne dass unmittelbar ein neuer Verwendungszweck eintritt“. Wer ein funktionsfähiges Gerät zum Weiterverkauf abgibt, gibt ihm nach unserer Lesart diesen neuen Zweck unmittelbar. Maßgeblich ist dabei nach Abs. 3 die Auffassung des Besitzers unter Berücksichtigung der Verkehrsanschauung.

Daraus folgt eine Einordnung, die Sie mit Ihrer Wirtschaftsprüfung abstimmen sollten:

Die rechte Spalte ist unsere Ableitung aus Gesetz und Standards, keine amtliche Auslegung. Sie zeigt aber, warum die Zuordnung je Gerät wichtig ist: Ein und derselbe Abgang kann je nach Dokumentation an drei verschiedenen Stellen landen.

Warum die Rangfolge für IT zählt

§ 6 Abs. 1 KrWG legt fünf Stufen fest: Vermeidung, Vorbereitung zur Wiederverwendung, Recycling, sonstige Verwertung und Beseitigung. Nach Abs. 2 hat die Maßnahme Vorrang, die Mensch und Umwelt am besten schützt, wobei auch technische Möglichkeit und wirtschaftliche Zumutbarkeit zählen. Mehr dazu im Glossar unter Kreislaufwirtschaftsgesetz.

Für Elektroaltgeräte setzt das ElektroG diese Rangfolge um. § 20 Abs. 1 verlangt, vor der Erstbehandlung zu prüfen, ob das Altgerät oder einzelne Bauteile zur Wiederverwendung vorbereitet werden können, soweit das technisch möglich und wirtschaftlich zumutbar ist. Die Erstbehandlung selbst dürfen nach § 21 nur zertifizierte Erstbehandlungsanlagen durchführen. Das Zertifikat ist höchstens 18 Monate gültig.

Für Ihren Bericht heißt das: Ein Gerät, das funktioniert und einen Markt hat, gehört nicht in den Schredder. Wer es trotzdem vernichten lässt, verzichtet auf die beste Stufe und auf den Restwert. Eine Ausnahme sind Datenträger, die sich nicht sicher löschen lassen. Sie werden vernichtet, und das gehört ebenso in Ihre Dokumentation. Wie das abläuft, steht unter Datenträgervernichtung.

Welche Daten Sie je Gerät brauchen

Eine Aussage wie „der größte Teil unserer Altgeräte wurde weiter genutzt“ ist nur so belastbar wie die Liste dahinter. Die Grundlage ist eine Inventarisierung, die bis zum Abgang reicht. Für jedes Gerät sollten Sie festhalten:

• Kennung: Seriennummer, Gerätetyp und Modell
• Abgang: Datum und Empfänger laut Übergabeschein
• Datenlöschung: Löschprotokoll mit derselben Seriennummer
• Weg: verkauft zur Weiternutzung, als Teilespender oder an eine Erstbehandlungsanlage
• Abfalldaten: für Geräte, die Abfall wurden, das Gewicht und den Nachweis des Entsorgers
• Datenträger, die vernichtet wurden: das Vernichtungszertifikat

Verknüpft über die Seriennummer ergibt das eine Nachweiskette, die eine Prüfung aushält. Fehlt ein Glied, bleibt nur „Verbleib unbekannt“.

Ein Hinweis zur Vorsicht: Der Verkauf an einen Ankäufer belegt zunächst nur, dass Sie das Gerät zur Weiternutzung abgegeben haben. Ob ein einzelnes Gerät später aufbereitet oder zerlegt wird, entscheidet sich beim Ankäufer nach der Prüfung. Formulieren Sie im Bericht deshalb genau, was Ihre Belege tragen, etwa „zum Weiterverkauf abgegeben“ statt „weiter genutzt“.

Was Sie im Bericht vermeiden sollten

Pauschale Klimazahlen ohne eigene Grundlage. Werte für eingesparte Emissionen je Gerät aus Studien oder Rechnern Dritter übernehmen Sie nur, wenn Sie Methode und Quelle offenlegen können.

Verkaufte Geräte als recycelten Abfall zählen. Das macht die Abfallmenge größer, als sie ist, und verschiebt die beste Stufe in eine schlechtere.

Leasinggeräte mitzählen. Geräte, die an den Leasinggeber zurückgehen, verlassen Ihr Unternehmen auf dessen Weg. Was dort mit ihnen geschieht, können Sie nur berichten, wenn der Leasinggeber es belegt. Mehr dazu im Beitrag Leasingende: Rückgabe oder Ablösen.

Datenschutz ausblenden. Berichten Sie eine Quote der Wiederverwendung nur für Geräte, deren Löschung mit einem Protokoll belegt ist. Ein weiterverkauftes Gerät mit Restdaten wäre eine Datenschutzverletzung.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Betroffenheit klären. Prüfen Sie mit Ihrer Wirtschaftsprüfung, ob Sie selbst berichten müssen oder nur Fragen von Kunden und Banken beantworten. Im zweiten Fall orientieren Sie Ihre Antworten an der Gliederung des freiwilligen Standards.
2. Abgangswege festlegen. Schreiben Sie in Ihre Regeln zur Ausmusterung, dass funktionsfähige Geräte zuerst verkauft werden und nur Geräte ohne Markt in die Verwertung gehen.
3. Felder in der Inventarliste ergänzen. Nehmen Sie die Spalten aus der Liste oben auf, vor allem „Weg“ und „Nachweis“.
4. Belege beim Dienstleister einfordern. Lassen Sie sich vor der Abholung zeigen, welche Dokumente Sie bekommen und ob jedes davon die Seriennummer trägt.
5. Einordnung festhalten. Halten Sie schriftlich fest, wie Sie verkaufte, verwertete und vernichtete Geräte im Bericht zuordnen, und stimmen Sie das mit Ihrer Prüfung ab.
6. Jährlich abschließen. Gleichen Sie zum Ende des Berichtsjahres Inventar, Übergabescheine und Löschprotokolle ab. Die Checkliste zur IT-Ausmusterung hilft beim Aufschreiben.

So unterstützen wir Ihre Dokumentation

Wir kaufen ausgemusterte IT an, vom einzelnen Gerät bis zum ganzen Lager. Sie bekommen ein Angebot mit einem Preis je Gerät und einen Übergabeschein. Gelöscht wird in Deutschland mit Securaze nach NIST SP 800-88 Purge, für jedes Gerät gibt es ein Löschprotokoll mit Seriennummer. Geräte ohne Wert werden gelöscht, protokolliert und nach ElektroG verwertet. Nicht löschbare Datenträger werden bei zertifizierten deutschen Recycling-Partnern physisch vernichtet, mit Zertifikat. Den Ablauf im Überblick finden Sie unter IT ausmustern, die Technik unter sichere Datenlöschung.

Keine Rechtsberatung. Stand der Angaben: 11. Oktober 2026.