Löschprotokoll prüfen: Was drinstehen muss und woran Sie ein schwaches erkennen

Kurz gesagtEin gutes Löschprotokoll gilt genau einem Datenträger und nennt Seriennummer, Stufe, Verfahren, Werkzeug mit Version, die Art der Prüfung und wer das Ergebnis mit Datum und Unterschrift verantwortet. Fehlt eine dieser Angaben, können Sie die Löschung dieses Datenträgers nicht vollständig nachweisen.

Ob das Dokument „Löschzertifikat“ oder „Löschprotokoll“ heißt, sagt nichts über seinen Inhalt. Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO müssen Sie die Einhaltung nachweisen können, laut Datenschutzkonferenz durch Dokumentation. Prüfen Sie das Protokoll deshalb Feld für Feld, bevor Sie es ablegen.

Welche Angaben NIST vorsieht

NIST SP 800-88 Revision 2 vom September 2025 empfiehlt in Abschnitt 4.6 ein Zertifikat für jeden bereinigten Datenträger. Mindestens hinein gehören:

Das Musterformular in Anhang C fragt zusätzlich nach dem Zustand (funktionsfähig oder beschädigt) und dem Verbleib: Wiederverwendung, Recycling oder Hersteller. Dazu kommt die Gegenzeichnung einer zweiten Person.

Wurde per Crypto Erase gelöscht, kann laut Abschnitt 3.2.5 mehr nötig sein, etwa ob der Schlüssel je außerhalb des Datenträgers hinterlegt war.

Was bedeutet „geprüft“ im Protokoll?

Revision 2 trennt zwei Vorgänge. Die Verifikation prüft, ob das Werkzeug ohne Fehler und Auffälligkeiten durchgelaufen ist; bei einer Vernichtung werden die Reste begutachtet. Die Validierung entscheidet danach, ob die Löschung angenommen oder abgelehnt wird. Abgelehnt heißt: anderes Verfahren oder höhere Stufe. Steht im Protokoll nur „erfolgreich“, ohne Prüfart und Namen, wissen Sie nicht, wie und von wem das festgestellt wurde.

Woran Sie ein schwaches Protokoll erkennen

Nur eine Auftragsnummer. Dann passt das Blatt zu keinem Gerät Ihrer Liste.

Ein Eintrag je Gerät statt je Datenträger. Ein Server mit acht Laufwerken braucht acht Einträge.

Ein Standard statt eines Verfahrens. „Gelöscht nach DoD 5220.22-M“ nennt ein Überschreibmuster, aber keine Stufe. Bei SSDs mit Reservebereichen kann einfaches Überschreiben laut NIST viele Daten unberührt lassen.

Werkzeug ohne Version. Wird später ein Fehler in einer Version bekannt, können Sie nicht klären, ob Sie betroffen sind.

Keine Angabe zu Fehlschlägen. Stehen bei 200 Geräten 200 Erfolge im Protokoll, fragen Sie, ob Löschungen abgelehnt oder wiederholt wurden. Ein Datenträger, der sich nicht löschen ließ, gehört in die Vernichtung und braucht einen eigenen Beleg.

Sammelbestätigung. „Wir bestätigen die Löschung von 200 Notebooks“ nennt weder Seriennummern noch Verfahren. Ein Löschprotokoll gehört zu genau einem Datenträger.

Warum das Protokoll allein nicht reicht

Laut NIST, Abschnitt 4.6, zeigt ein Zertifikat nur, dass bestimmte Datenträger gelöscht wurden. Ob alle gelöscht wurden, sehen Sie erst, wenn der Weg jedes Geräts belegt ist, vom Inventar über die Abgabe bis zum Ziel. Legen Sie Inventarliste, Übergabeschein und Protokolle nebeneinander. Jede Seriennummer muss in allen dreien auftauchen. Das ist Ihre Nachweiskette.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Legen Sie die Tabelle oben neben Ihr letztes Protokoll und markieren Sie jede leere Zeile.
2. Prüfen Sie drei Seriennummern gegen Typenschild oder Inventarliste.
3. Zählen Sie: Geräte im Übergabeschein, Einträge im Protokoll, Belege für Vernichtung. Die Summen müssen aufgehen.
4. Fordern Sie fehlende Angaben beim Dienstleister nach, solange die Daten dort vorliegen.
5. Schreiben Sie die Felder in Ihren nächsten Auftrag, Ihre Inventarnummer eingeschlossen.

Bei uns wird in Deutschland mit Securaze nach NIST SP 800-88 Purge gelöscht, jedes Gerät erhält ein Löschprotokoll mit Seriennummer. Nicht löschbare Datenträger werden bei zertifizierten deutschen Recycling-Partnern physisch vernichtet, mit Zertifikat. Den Ablauf finden Sie unter sichere Datenlöschung.

Keine Rechtsberatung. Stand der Angaben: 11. Oktober 2026.