Standort schließen: Zeitplan für die IT-Räumung in sechs Wochen

Kurz gesagtPlanen Sie die IT-Räumung rückwärts vom Räumungstermin: zuerst den Bestand erfassen und aufbewahrungspflichtige Daten sichern, dann Verträge und Freigaben erledigen, zuletzt abholen lassen. Die Abholung gehört vor den letzten Tag, damit Nachzügler und Abweichungen noch Platz haben.

Der Mietvertrag endet, der Standort wird zusammengelegt oder aufgegeben. Ab dann gibt es einen Tag, an dem die Räume leer sein müssen. Bis dahin muss für jedes Gerät mit Daten feststehen, wohin es geht und wer es nachweisbar löscht. Dieser Zeitplan zählt von diesem Tag sechs Wochen rückwärts.

Warum rückwärts planen

Der Räumungstermin steht fest, alles andere lässt sich schieben. Rückwärts geplant bekommt jeder Schritt einen Termin. Die Kurzfassung steht unter Umzug und Standortschließung.

Woche 6: Bestand und Zuständigkeit

Bevor das erste Gerät eingepackt wird, entsteht die Liste. Jedes Gerät, das Daten speichern kann, braucht eine Zeile mit Modell, Seriennummer und Fundort. Diese Inventarisierung ist später die Grundlage für den Abgleich.

• Eine Person benennen, die für die IT-Räumung verantwortlich ist und den Schlüssel zum Sammelraum hat
• Notebooks, PCs, Macs, Monitore, Server, Netzwerktechnik, Smartphones und Tablets mit Seriennummer erfassen
• Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte mit auf die Liste setzen
• Auch Schubladen, Lager, Keller und Besprechungsräume durchgehen
• Je Gerät vermerken: Eigentum, geleast oder gemietet
• Je Gerät entscheiden: zieht mit um, geht an einen anderen Standort oder wird abgegeben

Geleaste Geräte gehören auf eine eigene Liste, für sie gilt der Leasingvertrag. Klären Sie früh, wer die Daten vor der Rückgabe nachweisbar löscht. Mehr dazu unter Leasingrückläufer.

Drucker und Multifunktionsgeräte werden leicht übersehen. Das BSI schreibt im IT-Grundschutz-Baustein SYS.4.1, dass auf ihnen oft vertrauliche Informationen gespeichert sind, die nach der Außerbetriebnahme auf dem Gerät bleiben, zum Beispiel Adressbücher, Fax-Dateien und Druckaufträge. Vor Rückgabe, Tausch oder Aussonderung müssen sie gelöscht werden. Fragen Sie beim Leasinggeber oder Servicepartner nach, wer das übernimmt und wie es belegt wird. Das Vorgehen beschreibt der Baustein BSI CON.6.

Woche 5: Daten sichern, bevor etwas gelöscht wird

Gelöscht wird erst, wenn klar ist, welche Daten bleiben müssen, vor allem auf Servern und in der Buchhaltung. Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung schreiben für Geschäftsunterlagen feste Fristen vor:

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die Unterlage entstanden ist. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt bei Buchungsbelegen nach § 257 HGB eine Frist von 10 Jahren. Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Frist außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind.

Für elektronische Daten gilt: Nach § 147 Abs. 6 AO darf die Finanzbehörde während der Frist Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und verlangen, dass sie maschinell ausgewertet oder in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden. Weitere Fristen stehen unter Aufbewahrungsfristen.

• Aufbewahrungspflichtige Daten identifizieren, zusammen mit Buchhaltung oder Steuerberatung
• Fragen, ob Unterlagen wegen eines offenen Steuerverfahrens länger gebraucht werden
• Daten an den neuen Standort oder in ein zentrales System übertragen
• Prüfen, ob die übertragenen Daten dort lesbar und auswertbar sind
• Schriftlich festhalten, welche Geräte danach keine Daten mehr brauchen

Woche 4: Angebot, Verträge, Abholtermin

Mit der Geräteliste lässt sich ein Angebot je Gerät einholen. Klären Sie jetzt auch die Verträge, denn sie müssen unterschrieben sein, bevor Geräte mit Daten das Haus verlassen.

• Geräteliste an den Ankäufer schicken, Angebot mit Preis je Gerät einholen
• Auftragsverarbeitungsvertrag für Geräte mit Daten abschließen
• Bei Berufsgeheimnissen eine Verpflichtung zur Geheimhaltung nach § 203 StGB verlangen
• Festlegen, ob vor Ort oder in der Werkstatt gelöscht wird; bei sensiblen Daten an Löschung vor Ort denken
• Abholtermin mit Abstand zum Räumungstermin vereinbaren
• Mit der Hausverwaltung klären: Aufzug, Laderampe, Zugang am Abholtag

Woche 3 und 2: Geräte freigeben und sammeln

Ein in Autopilot registriertes Windows-Gerät ist bei Microsoft Ihrem Mandanten zugeordnet. Verlässt es die Organisation dauerhaft, soll es laut Microsoft immer abgemeldet werden, in fester Reihenfolge: erst das Gerät in Intune löschen, dann die Registrierung in Autopilot entfernen. Wer Schritte auslässt oder vertauscht, riskiert laut Microsoft verwaiste Einträge und Geräte, die sich nicht wiederherstellen lassen. Einzelheiten unter Autopilot-Deregistrierung.

• Seriennummer notieren, Windows-Gerät in Intune löschen, danach aus Autopilot entfernen und warten, bis es dort nicht mehr gelistet ist
• Das Geräteobjekt in Microsoft Entra ID nicht von Hand löschen, davon rät Microsoft ab
• Bei hybrid eingebundenen Geräten das Computerobjekt im lokalen Active Directory löschen
• Macs freigeben, wie im Beitrag MacBooks im Unternehmen ausmustern beschrieben
• Firmenhandys abmelden und Sperren aufheben, siehe Firmen-Smartphones ausmustern
• BitLocker-Wiederherstellungsschlüssel aufbewahren, bis das Löschprotokoll vorliegt
• Geräte mit Netzteilen in einem abschließbaren Raum sammeln und auf der Liste abhaken; was fehlt, sofort suchen

Woche 1: Abholung und Übergabe

Am Abholtag zählt, dass Liste und Paletten übereinstimmen. Ein Gerät, das auf der Liste steht und nicht übergeben wird, bekommt weder Löschprotokoll noch Eintrag im Übergabeschein und fehlt dann in Ihrer Nachweiskette.

• Geräte bei der Übergabe gegen die Liste zählen
• Übergabeschein mit Anzahl und Gerätearten unterschreiben lassen und ablegen
• Nachzügler, die nach der Abholung auftauchen, nicht in den Container geben, sondern nachmelden
• Am Räumungstag alle Räume noch einmal auf vergessene Geräte prüfen

Nach dem Auszug: Abgleich

Fertig ist die Räumung, wenn für jedes abgegebene Gerät ein Nachweis vorliegt. Woran ein brauchbares Protokoll zu erkennen ist, steht im Beitrag Was ein Löschprotokoll enthalten muss.

• Für jede Seriennummer ein Löschprotokoll oder einen Nachweis über die Vernichtung vorhanden
• Gutschrift mit dem Angebot und den einzeln ausgewiesenen Abzügen vergleichen
• Liste, Übergabeschein und Protokolle zusammen ablegen
• Erst danach die BitLocker-Schlüssel der abgegebenen Geräte aus der Verwaltung entfernen

Wenn weniger als sechs Wochen bleiben

Dann werden die Abschnitte kürzer, die Reihenfolge bleibt. Bestandsliste und Datensicherung lassen sich parallel angehen, Angebot und Freigaben ebenso. Nicht nachholen lässt sich, was vor der Abholung geschehen muss: die Prüfung auf aufbewahrungspflichtige Daten und der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Räumungstermin eintragen und sechs Wochen davor den Start der IT-Räumung festlegen.
2. Verantwortliche Person benennen, die Liste und Schlüssel führt.
3. Bestandsliste mit Seriennummern anlegen, getrennt nach Eigentum und Leasing, Drucker eingeschlossen.
4. Mit Buchhaltung oder Steuerberatung klären, welche Daten auf welchen Geräten aufbewahrt werden müssen.
5. Angebot und Abholtermin anfragen, sobald die Liste steht. Die allgemeine Checkliste zur IT-Ausmusterung ergänzt diesen Zeitplan.

So unterstützen wir Sie

Wir kaufen Firmen-IT an, vom einzelnen Gerät bis zum ganzen Standort. Sie bekommen ein Angebot mit Preis je Gerät, die Abzüge stehen einzeln daneben, bezahlt wird der geprüfte Ist-Zustand. Vor jeder Abholung von Geräten mit Daten schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Verpflichtung zur Geheimhaltung nach § 203 StGB unterschreiben wir vor der Abholung. Abgeholt wird bundesweit, auf Wunsch löschen wir vorher bei Ihnen vor Ort. Gelöscht wird in Deutschland mit Securaze nach NIST SP 800-88 Purge. Sie bekommen einen Übergabeschein und je Gerät ein Löschprotokoll mit Seriennummer. Mehr zum Ablauf unter IT ausmustern.

Keine Rechtsberatung. Stand der Angaben: 11. Oktober 2026.